Assistant de direction - Pôle finances H/F

Les missions du poste

Le pôle Finances et Commande publique recrute un(e) assistant(e) de direction, en charge d'apporter une aide permanente au pôle en termes d'organisation, de gestion, de planification, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers de la Ville et de l’ARC.

MISSIONS

• Assister le DGA, les directeurs et chefs de service du pôle,
• Gestion de l’agenda du DGA,
• Suivi et préparation des dossiers pour les réunions,
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel…)
• Organisation et planification de l’ensemble des réunions relevant du pôle notamment l’organisation des CAO, CDSP, CCSPL, CCID, CIID, etc.
• Prise de notes et participation à l’élaboration de comptes rendus de réunions
• Rédaction et envoi des convocations pour signature par le Président des commissions,
• Rédaction des courriers relatifs aux subventions Ville et ARC
• Réservation des salles, invitation des élus en veillant à respecter le quorum avec organisation, le cas échéant, de visio-conférences,
• Réception, traitement et diffusion d'informations au sein du pôle
• Suivi et gestion des courriers dans le logiciel MAARCH,
• Suivi et traçabilité des arrivées et départs de courriers du pôle,
• Classement et archivage des dossiers
• Gestion de la Taxe locale de publicité extérieure sur GEODP et émission des titres
• Émission des titres de recette des loyers des biens immeubles de l’ARC
• Suivi et mandatement des subventions événements sportifs
• Gestion des amendes de police de la ville, du CCAS de Compiègne et de l’ARC
• Élaboration des dossiers de fonds de concours nouveaux dispositifs